行政助理應認識到自己所處的地位和所應發揮的重要作用，愛崗敬業，盡職盡責地履行自己的職責，富有成效地做好總辦工作。今天小編就給大家講講行政助理應具備的條件和能力，一起了解下吧。

行政助理應具備的條件

一要認清自己，處事有原則。

找不準位置，也就找不準工作的立足點、切入點、著力點，工作起來也就找不著“感覺”。助理處于“總管家”與“不管部長”的雙重位置，圍繞著中心工作，上協調領導，下聯系群眾，事務、政務都要過問，其他部門管不了、不該管的，都要總經理助理去管。總經理助理要把握所應扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨細，參謀不決斷，助手不攬權，不越權，不越位，不缺位，工作要到位。

二要耳聰目明，作好參謀工作。

從大的方面說，當助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務。及時地捕捉信息，準確地搞好反饋，積極地當好決策參謀。不僅要善于發現問題，還要認真分析問題，給領導解決問題提供決策參考。領導一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優中選優，“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓落實，并及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。

三要善于長袖善舞，作好各部門之間的“潤滑油”。

首先要協調好上下的關系。對上：要尊重而不盲從，服務而不奴婢，更不能違背原則盲從領導。陳云同志說，要“不唯書，不唯上，要唯實。”在實際工作中，不看領導眼色是不可能的，但要有分寸，要堅持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。再是協調好內外關系，外求支持協作，內求團結向上。

四要高效快捷處理有關事務。

助理必須要有強烈的時效觀念、意識，求真務實、雷厲風行的工作作風，運籌帷幄的領導藝術，在有限的時間里辦好應辦之事。要善于“分身”，明確該干什么，不該干什么，先干什么，后干什么。要有所為，有所不為。為好應為之事。該別人“代勞”之事，要分解任務到人，并明責授權，責權相等。一旦分工、明責、授權，要少插手，多支持下級大膽工作。不要事無巨細，事必躬親。不該為之事，“親自”未必就好，還往往會挫傷員工的積極性。工作有成績，也會有不足，要客觀地分析是非功過，更不要跟下邊搶功爭好。尤其是出現過錯不要推諉，對自己的過錯更不要上推下卸。工作要扎實，力求實績、實效。總辦工作不能擺花架子，更不能弄虛作假。要真實地反映情況，扎實地開展工作。

五要不斷提升個人素質，增加人文魅力。

自身素質強，就會產生人文 “魅力”和影響力。要當好助理，要靠權力的影響力，但更重要的是靠非權力的影響力。只有二者有機結合，才能更好地開展工作。要注重發揮自身非權力因素的影響力，靠德、識、才、學，靠高尚的人格、豐富的知識、高超的才干、卓有成效的方法藝術來開展工作。在提高自身素質的同時，還要學會尊重，學會理解，學會“給予”，尊重上級，理解同級，善于“給予”下級。培養人才，幫助人展現才能，實現價值。

六要注意自身形象，起好表率作用。

總辦處在公司的第一線，一舉一動都代表著公司形象。總經理助理務必要加強自身修養，注重自我形象塑造。同時，要引導公司全體員工強化形象意識，形成塑造形象的共識。工作中，要重視外在形象的“包裝”，全心全意地、熱情細致地待人接物，為人處事。要經常并善于“換位思考”，想一想假如自己是領導或是員工怎么辦，設身處地地搞服務、辦實事、辦好事。

七要制訂并完善游戲規則。

一方面要根據工作需求，建立一套切實可行的工作規章制度，并不折不扣地去執行。另一方面要在工作實踐中不斷地加以完善。比如，要建立值班制度、會務制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。根據游戲規則，獎優罰劣。表揚、獎勵好的，批評、懲罰壞的。不能好壞不分，是非不明，不能讓“會叫喚的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如搗蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能夠積極辦好事，壞人不敢辦壞事的良好機制，確保公司工作正常、有序、高效運轉。

八要努力營造溫馨快樂的工作環境。

要著力創造總辦工作的良好環境，用良好的環境去影響人、改造人、約束人。積極倡導、努力創造勤奮學習、積極向上、努力開拓、團結協作、樂于奉獻的良好環境，增強總辦整體效能。總經理助理要把創造溫馨快樂的工作環境視為重要的工作內容，思想上重視，工作上要研究、策劃，采取切實有效的舉措，搞好宣傳，形成輿論氛圍。搞些健康有益的文娛活動，活躍員工的文化生活，努力創造一種用事業留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環境。

行政助理的職責

不同行業的行政助理有不同的職責，工業企業的行政助理的主要職責：

1.負責員工的考勤，于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔;

2.負責員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;

3.對一般文件的起草和行政人事文件的管理;

4.依據人力資源要求計劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協助招聘工作;

5.處理人事日常管理工作，負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續的辦理;

6.及時辦理相關證件的注冊、登記、變更、年檢等手續;協助做好公司人力工作的管理、培訓與指導;

7.組織公司各種活動的策劃;

8.負責辦公用品采購計劃制定及物品領取管理。

行政助理具體工作

1.記載員工出勤情況;

2.記載工作時間和加班時間;

3.考核計算扣加工資和加班工資等;

4.處理和維護主管日程，準備和完成各類文件報表;

5.閱讀和分析各類信息，制定工作計劃，做好時間分配;

6.協助審核、修訂行政管理規章制度，執行日常行政工作;

7.傳達通知、分發文件;

8.安排公司各種會務和組織員工各種活動;

9.接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;

10.對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;

11.履行辦公日常職責，如辦公用品采買、管理和分發，維護記錄管理系統和執行基本的簿記工作等;

12.辦理各種行政事務和手續，比如填報報表、公司年檢、復印打印等;

13.負責平時員工福利的采購工作，比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節日禮品，等等。

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